BI הם ראשי תיבות של "בינה עסקית", או באנגלית - Business Intelligence. מה פירוש הדבר? מה עומד מאחורי השם המפוצץ הזה? מערכות BI הן מערכות המאפשרות לארגן ולסדר מידע הזורם לתוך ארגון כדי להקל עליו לנתח את נתוני הארגון בצורה קלה ולתחקר ביצועים עסקיים של החברה כדי לשפר את תהליך קבלת ההחלטות בארגון. מערכת BI מאפשרת בין היתר גם ניתוח של מדדים עסקיים תוך ארגוניים לאורך זמן מסויים והשוואה עם תקופות אחרות ועם מאפיינים שונים.
כיצד להתחיל פרוייקט BI
המוטיבציה לעסקים שעדיין אינם מגובים במערכת BI להיכנס לכך נובעת בדרך כלל מהיחשפות של אחד המנהלים שראה מצגת כזו והבין כי דוחות המבוססים על ניירת או על גבי מסך המלא במילים אינם מאפשרים להגיע להחלטות מספיק טובות עבור החברה בה הוא עובד. הסיבה שהדוחות הישנים אינם מספקים הם אלה:
חסך בגרפיקה - קו מידע גרפי יכול לספק מידע עצום במבט אחד ששום שורות של נתונים לא יוכלו לספק.
כמות מידע עצומה לא משרתת אף אחד - דוחות אין לשנות ולכן יש תמיד דרישה לעוד ועוד דוחות שמצטברים והמידע שבהם אינו נקלט במוח והנתונים רבים מידי כדי לעכל אותם. סיבה זו גורמת לגריסת הדוחות עוד לפני שהציצו בהם בכלל. וגם אם הנתונים מוצגים על גבי מסך קיים עודף נתונים המקשה על ההתמצאות.
כדי להתחיל לעבוד עם מערכת BI יש ליישם מודל אחד ופשוט בהתחלת הדרך ורק אחר כך להוסיף וליישם על מערכות נוספות. יש צורך בתכנון מדוייק ולדעת את הסיכונים העלולים לנבוע כתוצאה מהתחלת פרוייקט שכזה. הבעייה העיקרית שיכולה לצוץ, או הסיכון העיקרי הוא בחירה שגוייה של מפתח ומיישם הפרוייקט. מפתחים רבים לומדים תוך כדי תנועה ויש הנרשמים לקורס BI המכשיר אותם ומאפשר להם לצאת לדרך עם ארגז כלים יותר גדול. תואר הנדסאי אינו נדרש כדי ללמוד בקורס BI אבל מומלץ שהאדם הלומד יהיה בעל השכלה בכלכלה, או הנדסת מחשבים או הנדסת תוכנה וכדומה, וכי יש לו יכולת התבוננות מערכתית רחבה וכושר הסתגלות מהיר.
בארגונים בינוניים אין כמות נתונים מבהילה ולכן גם מפתח לא מנוסה יוכל לשכנע בצידקת המערכת שהוא אחראי עליה, אבל כדי להמנע מעבודה ברמה נמוכה יש לנקוט בשתי דרכי פעולה:
ניתן לגייס את אחד העובדים ולהכשיר אותו בחברה כמומחה לבינה עסקית עוד לפני תחילת הפרוייקט. ניתן לשלוח את המועמד לקורס BI המוצע כיום במוסדות לימוד רבים המכשירים אנשים בתחום ההיי טק והמחשבים. אדם זה יהיה המפקח על החברה המבצעת את הפרוייקט עבור החברה שלכם. כלומר ההמלצה היא לקחת חברה מקצועית ולהצמיד לה מפקח מטעמכם כדי לקבל עבודה ברמה גבוהה שתשרת את הצרכים שלכם בצורה הטובה ביותר.
אפשרות שנייה היא ללמוד כיצד עושים זאת במשרדי ממשלה. כלומר, להעסיק חברה אחת שתבצע את העבודה וחברה שנייה שתפקח עליה. באופן הזה תובטח לכם תוצאה גבוהה ברמה מעולה.