לעבוד עם אנשים זה לא פשוט, ועוד יותר קשה ללמד אותם, אבל יש אנשים שאוהבים עבודה שכוללת אינטראקציה עם אנשים ואוהבים ללמד אותם. אנשים כאלו לבסוף, בתקווה, פותחים חוגים שבהם הם יוכלו ללמד אנשים בגילאים שונים מגוון מקצועות, החל מתפירה ועד מערכות הפעלה של מחשב.
עבודה כזו היא מספקת, אבל אם אין שיטת לניהול מערכת שעות נוחה ומסודרת, מי שיש לו כמה חוגים או אפילו רק חוג אחד ויש לו עשרות תלמידים לטפל בהם, לא יצליח להיות מסודר, עקבי ומהיר.
כשאין לנו חיים עמוסים כאלו, כמו של מדריכי חוגים, אנחנו מסתפקים בניהול מערכת שעות באמצעות יומן שבועי או יומי, כי אין לנו הרבה פגישות והיומן לא הופך להיות פיסות נייר מלאות שרבוטים שכבר אין מקום להוסיף ולכתוב בהם דברים חדשים וחשובים שצצים בכל רגע.
מדריכי חוגים צריכים לעזוב את היומנים, שהם שיטה מיושנת ביותר לניהול הזמן, ולעבור לניהול מערכת שעות בעזרת תוכנות, אונליין או אוף-ליין.
כשמנהלים מערכת שעות לחוגים בעזרת המחשב, בין אם זה אונליין ובין אם זה אוף-ליין, הדבר הראשון שמבחינים בו הוא הסדר- כל המטלות שלנו, תזכורות, שיעורים, פגישות וכדומה מופיעים בצורה מסודרת. בנוסף, אפשר להוסיף דברים חדשים באופן מסודר גם כן. בהחלט שינוי מרענן לעומת כתיבה על גבי דפי יומן.
ניהול מערכת שעות בעזרת המחשב הוא גם פתרון מצוין לכל מי שלוקח איתו את המחשב לכל מקום. האייפונים למיניהם השתלטו על השוק ולהרבה אנשים יש אותם כיום, ומי שמדריך חוגים ויש לו את האייפון יכול באמצעותו להיכנס לאתר שדרכו הוא מנהל את מערכת השעות ולבדוק ו/או להוסיף דברים על פי הצורך, ממש כמו עם היומן, רק הרבה יותר מסודר ומהיר.
כיום יש מגוון תוכנות ניהול של מערכת שעות למדריכי חוגים, ולא רק להם, אלא גם למורים, מנהלים וכדומה. התוכנות פועלות אונליין, וכל מה שצריך כדי להשתמש בהן הוא להירשם וליצור פרופיל, ואחר כך להתחיל להזין את הדברים.
כדי להקל על החיים, חשוב לבחור תוכנת מערכת שעות שהממשק שלה נוח ואינטואיטיבי, וכמובן שתהיה על גבי אתר שהזמינות שלו היא הגבוהה ביותר, כלומר אתר שלא יורד מהאוויר כל הזמן.