www.lckcenter.com
אם נשאל מנהלי פרויקטים מהו פרויקט הם ידעו לענות שפרויקט הוא מאמץ תקופתי לייצור המערכת והצלחתו נמדדת בעמידה בתכולה, בזמן ובתקציב.
ההגדרה המילונאית למושג פרויקט היא: הקרנת רעיון והעברתו ממדיה אחת למדיה אחרת.
כמנהלת הבטחת איכות מצאתי שקיים פער מתודולוגי בין תפיסת מנהלי הפרויקטים את המושג פרויקט לבין ההגדרה המילונאית שלו. פער זה המהווה את אחד גורמים המרכזיים לכישלונות הפרויקטים.
נדמה לרגע את שלב אפיון המערכת לתהליך בו אנו מקרינים את המערכת לסביבת הייצור של הלקוח שיהווה את המסך עליו תוצג תמונת המערכת. בשלב זה נשכיל אם נכשיר את המקרין לתחום שיווק ומכירות וניתוח מערכות כאחד. שילוב התמחויות אלה בגורם אחד יאפשר שיפור במידת התאמת המערכת לצורכי הלקוח במקביל למיצוי הפוטנציאל הטכנולוגי הטמון בתשתיות הפיתוח.
בחתנה זו נמצא שהלקוח מאושר מההזדמנות לשדרג את עסקיו ע"י הרעיון שהוקרן על גבי מסך הייצור שלו ויפנה לבחון את גילום הרעיון החדש בתוכניותיו העסקיות.
הספק מאושר אף הוא שהזדמנה לו האפשרות לממש את ייעודו העסקי ולהעביר את הרעיון החדש לסביבת הייצור של הלקוח. ויפנה לארגן את משאבי כוח האדם, התשתית והתקציב ליישום הרעיון.
ברגע שהלקוח וספק הפיתוח מסכימים על הרעיון המוקרן על גבי מסך הייצור ועל עלות המימוש שלו מתחילה תנועת הפרויקט במחזור החיים על פי המתודולוגיה.
תוך כדי תנועת הרעיון בשלבי מחזור החיים מתגבשים רעיונות נוספים בצורה של שינוים ושיפורים. מנהלי הפרויקט מבינים את הרעיונות כשינויים בפרויקט ונוטים לאנוס אותם לתוך הרעיון המקורי.
כאשר אונסים את הרעיונות החדשים לתוך הרעיון המקורי מבצעים משימות ותהליכים שמשפיעים ישירות על מדדי הפרויקט. הרעיונות החדשים יכולים להיות הסרה, הוספה או שינוי של פונקציונאליות שהוגדרה ברעיון המקורי. מנהל הפרויקט יפעל לזהות באיזה שלב במחזור החיים נמצא כל שינוי או שיפור וינסה לשלב את הרעיונות החדשים תוך כדי המשך הנעת הפרויקט במחזור החיים. אונס הרעיונות החדשים על הרעיון המקורי מייצר כשל בשני מישורים. הכשל הראשון הוא בניסיון להמשיך ולהניע את הרעיון האנוס בשלבי מחזור החיים השונים. הכשל השני הוא בביצוע הקרנת הרעיון האנוס על גבי מסך הייצור של הלקוח.
אם נתייחס לרעיונות החדשים, לשינוים ולשיפורים, כאל פרויקט חדש שיש להגדיר את תכולתו, להקצות לו משאבים ולא נאנוס אותו לתוך הרעיון הבסיסי נוכל להקרין אותו ללקוח באופן שלא יפריע לפרויקט המקורי להתקדם ולנוע באופן טבעי במחזור חייו. בכך נאפשר לפרויקט המקורי לעמוד במדדי ההצלחה שלו ולמנוע את כישלונו.
השינוי בהגדרה יחלחל לתפיסת הלקוח שיבין שהוא מבקש לייצר פרויקט נוסף. הבנתו זו תאפשר לו לתקן את היערכותו העסקית לקבלת התוצרים. מנהל הפרויקט יבין שעליו להיערך לביצוע פרויקט חדש ויארגן את משאביו ולוחות הזמנים בהתאם.
הפרויקט החדש יקרא מהדורת מערכת ויתנהל על פי מתודולוגיה לניהול פרויקטים וינוע בכל שלבי מחזור החיים.
בשלב זה ינהל מנהל הפרויקט שני פרויקטים במקביל. הפרויקט המקורי שמתקדם במחזור החיים ופרויקט שיפורים ושינויים שמתקדם גם הוא במחזור החיים. אין חובה וגם לא רצוי לאנוס את שני הפרויקטים השונים לאותו שלב במחזור החיים. הפרויקט הראשון יגיע לסביבת קדם הייצור של הלקוח בזמן ויקרא המערכת. אחריו יגיעו כל פרויקטי השינויים והשיפורים לסביבת קדם הייצור ויקראו מהדורת מערכת.פרויקט המערכת יבחן על פי סט מדדים אחד ופרויקטי המהדורות על פי סטים אחרים (סט מדדים לכל מהדורה).
בעידוד תפיסה זו יש להסביר ללקוח כבר בתחילת ההתקשרות שההסכמים חלים על ביצוע פרויקט מערכת וצפוי שבתהליך יוכח צורך לביצוע פרויקטים נוספים שיקראו מהדורת מערכת ויכילו את כל השינויים והשיפורים שיעלנו בדרך. בפעילות הלקוח בסביבת קדם היצור יהיה עליו להחליט איזו מהדרות מערכת תכנס לסביבת הייצור שלו תוך כדי הבנה שלאחריה צפויות להגיע מהדורות מערכת נוספות שישדרגו את המערכת בייצור עד ליישום מהדורה שעונה על כל צרכיו.
שיטה זו מקטינה את הסיכון מספקי התוכנה ומחזירה את אחריות על חקר התהליכים העסקיים ללקוח.
ככל שיטיב הלקוח למפות את תהליכי העבודה שלו כך יפחית את מספר המהדורות שיפותחו, את עלויות מיכון התהליכים ויעמוד בזמני הכנסת המערכת לסביבת הייצור שלו.
www.lckcenter.com