אי אפשר להסביר בצורה מספיק ברורה, כמה חשובים גני אירועיםעבור האירוע שלכם. בדומה לצורה בה תבחרו את שאר הדברים להפקת האירוע, כאשראתם מנסים לבחור מקום לאירוע מתוך רשימת גני אירועים, יש גורמים מסוימיםאשר יקבעו אם גן אירועים מסוים הוא המתאים לכם או לא. ההתחשבות בגורמים אלההיא נחוצה, מאחר והם אלה שיקבעו את הצלחת האירוע שלכם. גורמים אלה קבועיםלכל הסוגים של האירועים. זה לא משנה לאיזו מטרה אתם מחפשים גני אירועים,בסופו של דבר, גורמים אלה נוגעים לצרכים מאוד בסיסיים. יש עוד התלבטויותוהעדפות שתצטרכו לבצע, אך גורמים אלו הם הבסיס בבחירת גני אירועים.
תקציב – התקציב הוא אחד הגורמים הבולטיםביותר, כאשר מחפשים גני אירועים. בשלב זה צריך לדעת כמה תהיו מוכנים להשקיעבשכירת גני אירועים, כדי שתוכלו לאפשר לעצמכם לתקצב גם את שאר השלביםבהפקת האירוע. כאשר אתם בוחנים גן אירועים מסוים, תבדקו עם הבעלים, אילואפשרויות תשלום יתאפשרו לכם, האם יש תוספת משלימות והאם ייתכן מצב בותצטרכו לשלם על דברים נוספים. אפשרויות התשלום הן החלק הכי חשוב בתקצוב שלהשכרת גני אירועים. אם בעלי מקום האירוע יקלו עליכם, יכול להיות ותוכלולאפשר לעצמכם להפיק אירוע בגני אירועים שאחרת, היו יקרים לכם מדיי.
מתקנים ושירותים נלווים – לפני הכל, אתםצריכים לבדוק את תקינותם של המתקנים במקום האירוע האפשרי. האם הצבעוהקישוטים בגן האירועים נראים מעולה, או שהם צריכים שיפוץ? במקרה שכן,תצטרכו להמשיך הלאה ברשימת גני האירועים שהרכבתם. האם התאורה במקום היאתקינה והאם אתם יכולים לתמרן את התאורה בצורה שתאפשר לכם משחקי אור (כמואפקטים מיוחדים ואורות צבעוניים)? האם מקום האירוע יוצר רושם נעים וחיובי?האם חדרי הנוחות תקינים? האם יש במקום האירוע ערכות עזרה ראשונה ואדם שיוכללהגיש טיפול במקרה הצורך? באשר לשירותים הנלווים שגני אירועים טוביםיציעו, במיוחד אם מדובר באירוע של חברה, תבדקו אם יש חדרי פגישות במקום,דוכנים ומסכי ענק ומקרנים.
ציוד – זהו גורם מכריע נוסף בחיפוש אחר גניאירועים. תוודאו כי למקום האירוע שאתם בוחנים, יש את הציוד שתצטרכו כדילהפיק את האירוע שלכם. כמובן שאתם יכולים לארגן לעצמכם ציוד לאירועים כפישרבים עושים, אך יש גני אירועים בהם תוכלו לתפוס מספר ציפורים במכה אחת.למשל, אם מדובר באירוע חברה, תצטרכו למצוא במקום מסכי טלוויזיה,מיקרופונים, מקרנים וכדומה. סוג הציוד תלוי בסוג האירוע שאתם עורכים.