אם חיפשתם פתרון יעיל ואיכותי לפרויקטים או מכרזים זמניים שנכנסו לארגון, רצוי לעיין בכתבה הבאה. כיום כבר ניתן לשים ד על תוכנה אינטואיטיבית טובה אשר מסייעת בניהול יעיל של פרויקטים מסוג זה. על כך ועוד בכתבה הבאה.
כל עסק יודע לעבוד ביעילות רבה מול ניהול פרויקטים ומשימות שבשגרה. קחו לדוגמה תהליך מובנה של רכש. יש נהלים, יש צורך באישורים מתאימים, יש תהליך מובנה שמישהו הקדיש לו זמן רב ומאמצים כדי לגרום לו "לתקתק" כמו שצריך ולהבטיח שלא יהיו סטיות או בלת"מים.
אבל מה קורה עם ניהול פרויקטים מזדמנים? או כשהארגון נדרש להוציא מכרז גדול הדורש ממנו היערכות קצת אחרת? המציאות מראה שפרויקטים מהסוג הזה לא מקבלים את תשומת הלב הראויה ושאלות מהותיות כמו: כמה זמן, כסף, משאבים וכוח אדם דרושים לי לניהול פרויקטים? נענים בצורה חלקית מאוד.
על מנת לעמוד בתנאי המכרז או הפרויקט, ולהבטיח ניהול משימות טוב ויעיל, ובדרך להבטיח שימוש חכם במשאבי אנוש, מומלץ להשתמש בתוכנה לניהול פרויקטים אשר לוקחת את כל המשתנים בחשבון, ובצורה אינטואיטיבית.
תוכנה חכמה לניהול פרויקטים זמניים
ב-ניהול משימות שונות ומזדמנות, יש לשים לב שכל משימה שונה מהמשימה מהאחרת ואופן הטיפול בה יכול להיות שונה עד מאד.
ישנן תוכנות מדף שמתאימות לניהול המידע בעסק, תוכנות אלה מתאימות לתהליכים אשר כבר קיימים בחברה, אבל לא עונה על הצורך במידה וקיימות משימות מזדמנות. לעסקים גדולים יש אופציה להשתמש בתוכנות מדהימות, כגון "פרוג'קט" או לשכור שירותיו של מטמיע מערכות. אבל בנוגע לעסקים קטנים, יש למצוא פתרון אחר והוא, התוכנה לניהול מידע בעסק.
אז אם שאלתם עצמכם איך מתמודדים, כדאי שתדעו שקיימת תוכנה לניהול משימות ממש בהתאמה אישית. התוכנה מותאמת לכל הדרגים בארגון. מהעובד הזוטר למנכ"ל החברה.
תוכנה מעולה ל-ניהול מידע
תוכנה טובה לניהול מידע צריכה להתייחס לשני היבטים עיקריים: תכנון ובקרה.
ברמת התכנון, ניהול משימות באמצעות תוכנה התפורה על פי מידה מאפשרת למשתמש להגדיר את שלבי הפרויקט ואת תהליך העבודה, להגדיר את המשימות והמטלות של כל אחד מחברי הצוות, לקשר בין המשימות השונות ולתלות אותן זו בזו ואף לציין את האדם שאחראי לאותה המשימה.
בנושא השליטה בפרויקט, תוכנה טובה במיוחד לניהול הפרויקט, תדע לתכנן כל שלב בקידום המשימה, ואף להזיז מטלות קדימה ולציין היכן הבעיות שצצות.
תוכנה לניהול פרויקטים, מעבר ליכולת לסדר והתבוננות בפרויקט, מכניסה את כל הגורמים המעורבים לדריכות וערנות בכל הנוגע לעבודה על הפרויקט המבוקש. וזאת משום שכל תהליך מבוקר באמצעות התוכנה: עמידה ביעדים, אצל מי מתעכבת העבודה וכדומה.
ניהול מידע – מה יש לדעת?
אחד היתרונות והפתרונות הבולטים שתוכנה לניהול פרויקטים מסוג זה מספקת היא מתן משימות או מענה לכל הדרגים בארגון. לדוגמא: המנכ"ל ומנהל הפרויקטים יכולים להביט בתמונה הכוללת , התקדמות הפרויקט והתמקדות בפרטים, בעוד מנהלים זוטרים יוכלו לבדוק את עמידת העובד שמתחתם במשימות והעובדים הכלליים יוכלו להגיע בבוקר ולמצוא את המשימה שלהם לביצוע.
מסתבר, שתוכנה טובה לניהול פרויקטים ממש לא קל למצוא. אבל עכשיו, כשאתם יודעים מה הופך תוכנה כזאת לטובה, תדעו מה לחפש.