אקסל מבית מייקרוסופט אופיס היא כלי שמשמש בעיקר את תחום הפיננסים. בעזרת הכלי מבצעים חישובים עם נוסחאות ושינוי בנתון אחד שמקושר לנוסחה מסוימת גורר שינוי בנתונים האחרים שמקושרים לאותה נוסחה. בצורה זו חוסכים פעולות חוזרות ונשנות בכל אחד מהחישובים. בנוסף, אפשר להפעיל חישוב אחד על כמה גיליונות וחוברות עבודה.
לאחר חישוב הנתונים אפשר להציג את התוצאות בצורה חזותית על ידי טבלאות וגראפים ושינויים שמתבצעים בנתונים גוררים שינוי בגראפים. הבעיה היא שעבודת החישובים ויצירת הגראפים והטבלאות יכולה לקחת זמן רב, גם למשתמשים מתחילים וגם למומחים, בגלל עבודה ידנית מורכבת. בעזרת פיתוח באקסל אפשר לפשט את העבודה.
פיתוח באקסל מתבצע על ידי שפת VBA (שמשמשת את מיקקרוסופט אופיס לכל הפיתוחים שלה) ואפשר ליצוא קיצורי מקשים במקלדת, אוטומציה של הפעולות הידניות ועוד. בעזרת שפת ה VBA אפשר להרחיב את האקסל וכך להוציא מהתוכנה את מירב הפוטנציאל שלה והיא גם מאפשרת להתאים קבצים של אקסל מגירסאות ישנות לגירסאות חדשות יותר, במידה ומחליפים את הישנה במתקדמת. פיתוח אפליקציית אקסל מותאמת אישית מתאפשרת על ידי שפה זו.
אפליקציית אקסל שימושית מאוד היא המאקרו. המאקרו הוא שיטה ליצירת סדרה של פעולות שמוקלטות ומאוחסנות בתוך אקסל. על כל פעולה שמוקלטת ומאוחסנת אפשר לחזור בפעם אחרת על ידי לחיצת כפתור. הפעלת המאקרו יכולה להיות מסובכת מעט למשתמשים שלא מומחים בתוכנה. כדי להקל על המשתמש, בעזרת תכנות אקסל אפשר ליצור קיצורי מקשים שיפעילו את ההקלטה בפשטות. אם נוצרת שגיאה בעת ההקלטה, בפעם הבאה שנפעיל את המאקרו ההקלטה תחזור על עצמה ותשפיע על תוצאות החישובים. על כן חשוב לוודא שכל הפעולות בגיליון בעת ההקלטה הן מדויקות.
תכנות אקסל והרחבה של התוכנה מקל על ביצוע חישובים מורכבים שחברות צריכות לעשות על בסיס קבוע, כמו למשל בניית תזרים מזומנים ודוחות כלכליים אחרים.
אנשי פיתוח באקסל ממשיכים לחפש דרכים חדשות לייעל את העבודה בתוכנה ולהפוך אותה לנוחה וידידותית יותר לכל משתמש. בין היתר, ניתן ליצור לכל גיליון כמה משתמשים, כשלכל אחד יש הגדרות אישיות וניתן לעבור ממשתמש אחד לאחר וההגדרות ישתנו בהתאם.
ישנם כלים נוספים:
תיקון שגיאות אוטומטי המונע טעיות ומתקן אותם בצורה אוטומטית (נמצא בסרגל כלים).
עקוב אחר שינויים – שומר שינויים תוך כדי מעקב אחר תהליכי עבודה ומאיר אותם.
סיכום:
סקירה נוספת על נתונים ותהליכי עבודה יכולה רק לשפר את איכות הפרויקט ולמנוע טעיות משתמש.