מנכלים ובעלי עסקים רבים מודעים כיום לחשיבותו של ניהול המידע בעסק. אך למרות זאת ניתן לראות כי בכל הקשור לניהול תקציב ולניהול הוצאות דברים עלולים להשתבש ומידע חשוב עלול ללכת לאיבוד. איך דבר זה קורה בעסק והאם אפשר למנוע זאת? כל הפרטים, כאן.
ניהול מידע - הכל יודעים שזהו שם המשחק כאשר מדובר על ניהול עסקים. ניהול מידע יוצא מנקודת הנחה שבעסק, קטן או גדול, זורם מידע - ממנו ואליו. למידע הזה אנו צריכים להתייחס ולתת את הדעת. ניהול מידע עוסק למעשה בניהול כל המידע הזורם בעסק, לרבות כל הקשור לניהול תקציב ובקרת תקציב, המצריכים לא רק תיוק, תיעוד ושליפה מהירה, אלא גם ניהול מתועד ומדויק של כל ההוצאות וההכנסות – בהווה ובעתיד.
ניהול נכון ומעמיק יגרום לכך שבסופו של דבר תהיה אפשרות לשימוש במידע המצטבר לצורך קבלת החלטות מושכלות יותר אשר יתבססו על מידע שצבר הארגון כמו: מידע על לקוחות, ספקים, עובדים, פרויקטים וכו.'. תיעוד אלו מתאפשר כמובן בזכות תוכנות שונות לניהול המידע בעסק.
כיום רבים חושבים כי כל תוכנה לניהול מידע מספיקה על מנת לעשות את העבודה. האמנם?
סוגים שונים של תוכנות: תוכנה לניהול הוצאות ו-תוכנה לניהול תקציב
בשוק כיום קיימות תוכנות שונות לניהול מידע, והן רבות. בין התוכנות ניתן למצוא את תוכנות המדף, תוכנות אשר מציעות תכונות רבות ומגוונות אך לא תמיד מתאימות באופן מקסימלי לעסק. בין סוגי התוכנות ניתן למצוא גם את התוכנות הבנויות בהתאמה אישית לצרכי העסק. תוכנות אלו יכולות להיות יקרות יותר לרוב, אך ידוע כי הן יעילות הרבה יותר. תוכנת מדף תוכלנה לספק את צרכי הארגון במקרים רבים. אך לא תמיד.
ניהול תקציב וניהול תוצאות הם ללא ספק נושאים רגישים בעסק. על אף זאת ניתן לראות שדווקא בנושאים אלו, תוכנות רבות מציגות תמונה שאינה משקפת נאמנה את המציאות. למעשה, התוכנה מציגה פערים גדולים בין מה שכתוב על הנייר, לבין מה שקורה במציאות. ארגונים רבים רואים זאת בעיקר בדוח תזרים מזומנים, בו נראה על הנייר שהעסק ממריא אל עתיד כלכלי זוהר, אך המציאות מציירת תמונה שונה לגמרי.
על הנייר הצלחה – במציאות אכזבה...
ניהול התקציב ובקרה על התקציב הם דברים חשובים ביותר המאפשרים לאתר בעיות באופן מהיר. דבר זה חשוב משום שכך ניתן לוודא שהעסק עומד ביעד שנקבע לו מבעוד מועד ושהוא ממשיך בדרך המלך. אך כעת, לאחר שהעסק עומד במשימה ומצליח ליצור תקציב מאוזן לשנה הבאה, ניצבת משימה חשובה יותר מולו- להצליח לייצר בקרה אשר מתריעה בפועל על הפערים בין התוכנית למציאות. על מנת להגיע לבקרה כזו יש לבחור תוכנה טובה מאוד לניהול מידע.
קריטריונים מובילים לבחירת תוכנה לניהול מידע
דבר ראשון אותו יש לבדוק כאשר רוצים לבחור תוכנה טובה לניהול מידע הוא האם התוכנה נוחה לעבודה. הכנת תקציב היא עבודה המצריכה התעסקות עם מאות ואלפי פריטים. לכן, לא יהיה זה קשה ללכת לאיבוד בין הפרטים, להתייאש או לוותר על העניין אם התוכנה אינה תהיה נוחה לעבודה. הנוחות מאפשרת להתעלות מעל ההתעסקות עם כל שאר הפרטים וכך תוכנה טובה לוקחת למעשה את המשתמש בשביל בין פירוט יתר לבין נתוני סיכום כללים מדי, שלא ניתן לגזור מהם משימות אופרטיביות וכדומה.
דבר שני שיש להקפיד עליו הוא העובדה שתוכנה לניהול תקציב צריכה לייצר בקרה תקציבית בחתכים רבים ושונים בהתאם לצרכי המנהל וצוותו. לדוגמה: דו"ח לקוחות, דו" מכירות כמותי, דו"ח מכירות כספי וכן הלאה.
יש לזכור שהתפקיד של התוכנה הוא מצד אחד להצליח לספק ידע בסיסי עבור ההכנה של הדוחות, אך מצד שני, התוכנה לא צריכה להיות מפורטת מדי, שכן אזי מקבלי ההחלטות עלולים לטבוע בידע עודף ומיותר.
בסיכומו של דבר, יש לדעת כי תוכנה טובה לניהול מידע תדע להציג להנהלה התראות על פערים בתקציב בזמן אמת, ובנוסף תצליח להצביע מהיכן נובע הפער. תוכנה כזו היא תוכנה שיכולה להתאים לעסקים בכל גודל ובכל תחום, וכך תאפשר להנהלה לשנות את פעולותיה על מנת לסגור את הפער, אם ישנו, ולייצר תיקון כלכלי בתקציב העסק.