כיצד תבחר מנהלת חשבונות או מנהל חשבונות לעסק שלך?

מנהל/ת חשבונות של עסק הינה אחת ממשרות האמון המרכזיות ביותר הארגון. לכן מנהל החשבונות או מנהלת חשבונות צריך להיות מקצועי ובעל תכונות מיוחדות. מסיבה זו, בחירת מנהל/ת חשבונות חדש חייבת להיעשות בשיקול דעת ובזהירות רבה.

מנכ"לים ובעלי עסקים שיגייס מנהל חשבונות בצורה לא מקצועית ולהתייחס למשרה זו כאל משרה "פשוטה" עלול להינזק בטווח המיידי ובטווח הארוך.

בישראל מועסקים כ 80 אלף עובדים בתחום הנהלת חשבונות ורובם אינם אקדמאים ובעלי תעודות הסמכה שהונפקו בפיקוח משרד המסחר והתעשייה.

למרות שמנהלי החשבונות אינם אקדמאים שכרם ברוטו גבוהה יחסית. מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות עד למאזן עם ניסיון של 5 שנים ויותר יקבל שכר שנע בין 8,000 ₪ ל 10,500 ₪ בהתאם לניסיון והחברה המעסיקה. לעיתים בחברות ההיי-טק בשל הצורך בידיעת השפה האנגלית ומיומנות לעבוד עם ארגונים בחו"ל מנהל החשבונות יקבל שכר שנע בין 13,000 ₪ ל 15,000 ₪ ורכב צמוד.

ההסבר לשכר הגבוה המשולם למנהלי חשבונות נובע מתלותם של המעסיקים במנהל/ת החשבונות והקושי הרב להחליף מנה"ח שיודע את כל סודות העסק. לשם הדוגמא: נהגים של רכב כבד / אוטובוסים נחשבים כמקצועות שעובדים בהם "קשה" ונדרשים מהם כישורים גבוהים, מקבלים בד"כ שכר נמוך כי ניתן להחליפם ביתר קלות על ידי המעסיק בעובד אחר כי התלות בהם אינה גבוהה.

מסמך זה נועד לסייע לבעל עסק נבון המכיר בחשיבותו של מנהל חשבונות איכותי עבור ארגונו.

להלן המלצת חברת הון אנוש 1999 בע"מ - חברת השמה לכספים בלבד.

מעסיק! לפני העסקת מנהל חשבונות לארגונך שאל את עצמך את חמשת השאלות :

1. האם יש צורך בארגונך בהנהלת חשבונות בתוך העסק או הנהלת חשבונות חיצונית ?

בעסקים קטנים ובינוניים בעלי מחזור עסקי שאינו מחייב רישום בשיטת חשבונאות כפולה (דו צידית) על פי תקנות מס הכנסה אלא רישום חשבונאות חד צידית רצוי להשתמש בלשכות שרות של הנהלת חשבונות או ביועצי מס או רואי חשבון . היתרון בעשיית הנהלת החשבונות אצל יועץ מס או רואי חשבון הוא בכך שהם יכולים לייעץ לך בענייני מסים, להכין את הדוחות השנתיים למס הכנסה ולייצוגך מול שלטונות המס בנוסף לרישום חשבונות העסק. שימוש בדרך זו זולה יחסית. לעיתים אם מערכת המחשוב מתקדמת ניתן לראות מרחוק את דוחות וחשבונות העסק בזמן אמת.

בעסקים בינוניים או גדולים בעלי מחזור עסקי שמחייב חשבונאות כפולה ( דו צידית) על פי תקנות מס הכנסה יש לשקול העסקת מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות פנימי וזאת באם התנועות בעסק מצדיקות העסקה במשרה חלקית או מלאה. במידה וישנה הצדקה, חובה לבחון את צורכי העסק ולהתאים מנהל חשבונות על פי הכשרתו וניסיונו.

2. מה רמת ההכשרה של מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות הרצוי לעסק?

כיום על מנת לעסוק במקצוע הנהלת חשבונות יש צורך בתעודת "קורס הנהלת חשבונות" שהונפקה בפיקוח משרד המסחר והתעשייה. תעודה זו מוכיחה את ההכשרה שעבר מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות בתחום הידע התיאורטי. בתחילת כל ראיון על המעסיק לבדוק מה סוג ההכשרה שעבר מנהל החשבונות.

סוגי ההכשרות של מנהלי חשבונות:

סוג 1+2 – הכשרתו היא לבצע פקודות יומן בספרי העסק. מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות מסוג זה מסייע לבעל מקצוע בכיר ממנו בתחומים שונים בניהול הנהלת החשבונות. לדוגמא: בעסק גדול יש מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות ספקים, מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות לקוחות, מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות להתאמות בנקים, מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות ליצוא ויבוא וכדומה.

סוג 3 – הכשרתו היא לבצע פקודות יומן בכל תחומי הפעילות בספרי העסק. לעיתים יש לו הכשרה של חשב שכר שמאפשר לביצוע תחשיב המשכורות של עובדי העסק. מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות מסוג זה מכין את ספרי העסק עד למאזן ומתאים לעסקים קטנים. במסגרת עסק גדול יהיה אחראי על תחומם פעילות מסוים ויסיע לבעל מקצוע בכיר ממינו.

מדופלם / חשבונאי בכיר - זהו הסיווג הגבוה ביותר במקצוע הנהלת חשבונות . מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות מסוג זה בדרך כלל אחראי על כל פעילות מחלקת הנהלת החשבונות ותפקידו להכין את ספרי העסק למאזן ולביקורת יועץ מס או רואה חשבון במידה והעסק הוא חברה בע"מ.

הנהלת חשבונות נסמכת ומבוצעת כיום על ידי תוכנה במחשב והתוצאה היא שהידע התיאורטי שנלמד בקורסי הנהלת החשבונות נשכח. שכחה זו גורמת טעויות מהותיות ברישום בספרי העסק בעיקר כאשר נוצר צורך לבצע פעולה מורכבת, שלעיתים המבקר החיצוני אם הוא יועץ מס או רואה חשבון לא מצליח לגלותם.

למניעת טעיות אלו רצוי לבדוק את רמת הידע התיאורטי של מנהל החשבונות המיועד על ידי חברת השמה שמתמחה בתחום הכספים לדוגמא: חברת הון אנוש 1999 בע"מ שבה יעבור המועמד מבחנים לקביעת רמת הידע התיאורטי שלו. לרמת הידע התיאורטי יש משקל רב בבחירת המועמד. בכל מקרה יש לתת עדיפות ל מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות המתמחה בתחום ובענף בו עסקך פועל.

3. האם מנהל החשבונות מתאים מקצועית לארגונך?

מנהל החשבונות מקצועי ככל שיהיה חייב להשתלב בתהליכי העבודה הקיימים בעסק ולעבוד בהרמוניה ובסינרגיה עם הכפיפים לו ,עם הממונים עליו ,עם מחלקות השונות בארגון ועם כל הגורמים החיצונים שבקשר עם העסק. לכן יש לבדוק את צפיות העובד ממקום עבודתו החדש לבין התהליכים הקיימים בארגון. כידוע, הרגלים קשה מאוד לשנות.

התאמת המועמד לתהליכי העבודה מבוצעת בחברת הון אנוש 1999 בע"מ בהצלחה רבה בעזרת תוכנת ששמה "נעה". תוכנה זו נבדקה על ידי חברת " ארנסט אנד יאנג " בארה"ב ונמצאה בעלת תוקף אבחון מקצועי גבוהה מאד בהסתברות הצלחה של 0.58 בעוד שלשיטות האחרות ההסתברות היא 0.26. פירוט על האבחונים המקצועיים מופיע באתר הון אנוש.

ידע בסוג התוכנה בארגון- הינו פרמטר נוסף בהתאמת מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות לעסק. רצוי שלמנהל החשבונות יהיה הניסיון והידע בשימוש בתוכנת הנהלת חשבונות הקיימת בעסק אך זה לא הכרחי במידה ומנהל החשבונות הוא איכותי. מנהלים רבים מתעקשים להעסיק רק מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות בעל ידע בתוכנה שבאמצעותה מנוהלת הנהלת החשבונות בעסק ומוכנים להתפשר על מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות פחות דייקן ופחות שיטתי ובלבד שיכיר את התוכנה. תפיסה זו נובעת מהחשש כי מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות יתקשה ויגזול זמן רב לימודי "התוכנה החדשה".
מניסיוננו תפיסה זו היא שגויה היות ומנהל חשבונות או מנהלת חשבונות איכותי ישאף ללמוד את התוכנה במהירות תוך עזרה והדרכה ממפתחי התוכנה. מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות איכותי יביא תועלת רבה לעסק על ציר הזמן מאשר מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות בינוני.

חשוב להיות סבלני כלפי מנהל החשבונות הטרי, שכן הכניסה לתפקיד אינה מתקיימת בהינף יד. לימוד וחפיפה יסודית תמנע טעויות ובזבוז זמן.

4. מהם תכונות האופי הרצויות למנהל חשבונות או מנהלת חשבונות?

לתכונות האופי של אדם יש חשיבות מכרעת בהצלחה בתפקיד. כידוע תכונות "מולדות" אינן קלות לשינוי לעומת ידע מקצועי שניתן לרכוש ולשפר על ציר הזמן.

הפרמטרים שיש לבדוק באישיות מנהל החשבונות:

אמינות ויושר – מנהל החשבונות הוא הגורם האחראי על כספי הארגון עם כל מה שמשתמע מכך . כמו כן כל סודות העסק נגלים לנגד עיניו. אמינות ויושר מבטאים עד כמה למועמד קיימים ערכים שנרכשו בביתו ובסביבה בה הוא גדל. כחלק מבדיקה רצוי לבקש תעודת יושר, לבדוק את שמו בגוגל. כמו כן, מומלץ לבדוק עם חברת D&B את מוסר התשלומים של המועמד כגון החזר צ'קים ותשלום משכנתא.

פתיחות וקבלת ביקורת – מנהל החשבונות חייב להיות אדם שאינו מפחד לאמור את האמת ולא להסתיר מבעל העסק גם במידה וארעה תקלה . בעל העסק צריך לדעת שקבלת ההחלטות העסקיות שלו נעשות על סמך מידע נכון ובזמן אמת.

לויאלית לארגון - בעל העסק חייב "לחוש" כי הוא יכול לסמוך על מנהל החשבונות .

דיוק ביצוע - מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות חייב להיות מדויק ולא אחד שמעגל פינות.

סדר וארגון בסביבת העבודה - סדר הינו הכרחי עבור תפקיד זה. הנהלת חשבונות מבולגנת משמעה חוסר סדר במערכת הנהלת חשבונות.

שיטתיות - יכול להתקיים מצב בו אדם יהיה מסודר אך לא שיטתי. מצב זה גורר אי יעילות ואיטיות בביצוע הרישום בהנהלת החשבונות. חוסר שיטתיות עלולה לגרום לטעויות בספרי העסק שתאותרנה בדיעבד בביקורות של רואי החשבון או רשויות המס.

מצבי לחץ- לחץ הינו גורם שעלול לפגום ביכולתו של מנהל החשבונות לעבוד במיטבו. אי לכך, במקומות שבהם קיים לחץ רב, חובה לבחור מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות היודע להתמודד כראוי במצבי לחץ .כאשר מנהל החשבונות אינו יודע לפעול בלחץ, עבודתו תתבצע בצורה לא מסודרת ומדויקת.

 יכולת ריכוז והתמדה- מקצוע הנהלת החשבונות הוא טכני, מונוטוני ודורש ריכוז רב. כאשר מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות אינו מסוגל לשבת מס' שעות רב ביום מול מסך מחשב, יש סיכוי סביר כי אינו מתאים לתפקד ויכשל בתפקידו גם אם הוא בעל וותק וניסיון כמנהל חשבונות או מנהלת חשבונות.

5. האם מנהל החשבונות הנבחר אכן מתאים לאישיות של המנהל הממונה עליו?

עצור! חשוב לרגע! האם מנהל החשבונות תואם לאישיות שלך והאם תוכל להסתדר איתו . מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות זה אכן עבר אבחונים קפדניים שמעידים על יכולותיו וכישוריו, אבל האם תהיה מסוגל להתנהל מולו מידי יום?
זכור! סינרגיה נעימה בין כל הגופים בארגון גוררת התנהלות נכונה, אידיאלית, יעילה ורווחית.

חברת הון אנוש 1999 בע"מ מומחית בהשמה לתפקידים בתחום הכספים ומספקת שירותי השמה איכותיים ומקצועיים הכוללים אבחונים מקצועיים, אישיותיים ובדקת התאמה לתהליכי הארגון למועמדים הנבחרים. מניסיוננו יש לסנן לפחות 300 קו"ח איכותיים, לראיין לפחות 30 מועמדים ולאבחן כ 10 מועמדים כדי לאתר מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות המתאים ביותר עבורך.
אם הינך מחפש מנהל החשבונות המתאים לעסקך ומעוניין להקטין את הסיכון בלקיחת מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות בינוני, הון אנוש תחסוך לך זמן יקר של ראיונות מועמדים שאינם איכותיים תודות למומחיותה ולכישוריה בתחום הכספים. כמו כן, במסגרת ההשמה תקבל אבחונים אישיותיים למועמדים המתאימים.

חשיבות מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות איכותי בתקופת שפל כלכלי.

בתקופת שפל כלכלי שבו אנו נמצאים שבה חוסר הוודאות גדולה על הוודאות. בתקופה שבה הפעילות העסקית מצטמצמת כתוצאה מהמשבר הגלובלי בכל תחומי החיים ישנה נטייה של מעסיקים להקטין את מחלקות הנהלת חשבונות על ידי פיטורים ולעיתים החלפת מנהלי חשבונות יקרים בעלי ידע וניסיון במנהלי חשבונות חסרי ניסיון וידע וזולים יותר . תהליך זה עלול לפגוע בתפקודה השוטף של החברה ובמקרים קיצוניים אף לקריסתה.

על מנת להקטין את הנזק לעסק בצמצום מחלקות הנהלת החשבונות יש צורך לבצע בדיקה ע"י מומחים (המכירים ארגונים רבים) את עומס העבודה במחלקת הנה"ח ורק על סמך בדיקה קצרה ונכונה לקבל החלטות .
בארגונים בינוניים ומעלה כאשר היקף הפעילות של מנהלי החשבונות הינו מצומצם רצוי לשקול מעבר להעסקתו של מנה"ח במשרה חלקית.
בחברות קטנות עד בינוניות יש מקום לשקול העברת ניהול החשבונות לחברה הנותנת שירותי הנה"ח חיצוניים, או צמצום הנה"ח לחצי משרה. אולם אין לוותר על הנה"ח לאלתר או לבצעה לבד.
בחברות קטנות מאוד יש לשקול "להוציא את כל הנה"ח החוצה". בכל מקרה רצוי לא לשלב תפקידים של מנהלת חשבונות ומזכירה. שילוב שני התפקידים בדרך כלל אינו מוצלח מכיוון שתכונות האופי הרצויות של מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות שונים מתכונות האופי הרצויות של מזכירה.

סיכום

מעסיק נבון יודע, כי חשוב לטפח את מחלקת הנהלת החשבונות ויש צורך להבטיח כי מנהלי החשבונות יהיו איכותיים. מנהלי חשבונות איכותיים יתנו למנכ"ל תמונת מצב כלכלית נכונה, וידעו לווסת נכון את תזרים המזומנים ולהקטין את הוצאות החברה.

כותבי המאמר-

רוני איילון(מגר) M.A מנכ"ל הון אנוש בע"מ- חברה המתמחה באבחון והשמת מנהלי חשבונות ורואי חשבון בלבד. www.hon-enosh.com

03-5615676 או במייל rony@hon-enosh.com

ארנון חשאי - יועץ מס ומלווה עסקי 0528335515