נסיעה לאירוע משפחתי יכולה להיות חוויה של ממש, אבל גם יכולה להיות "תיק" רציני עבור רבים מבני המשפחה הקרואים לאירוע.
כיצד הופכים אירוע משפחתי במקום מרוחק לחוויה משפחתית מהנה גם עבור בני המשפחה שגרים רחוק ממקום האירוע? זו שאלה שמארגני אירועים רבים מתחבטים בה ונדמה שאין תשובה אחת נכונה ומוצלחת.
שכירת חברת הסעות עבור אירועים יכולה להיות פתרון מעולה עבור קבוצה של בני משפחה שגרים רחוק ממקום האירוע. חברה המספקת שירותי הסעות יכולה להסיע הלוך וחזור את בני המשפחה שגרים במקום מרוחק או שלא מעוניינים להשתמש ברכבם הפרטי עבור הנסיעה.
כיצד עושים זאת בצורה חכמה ויעילה? הנה כמה טיפים מועילים עבור מארגני האירוע.
בדקו את הכמות
ללא מסה רצינית של אנשים שמתכוונים להשתמש בשירותיה של חברת הסעות, אין למעשה טעם ליצור קשר עם חברה המספקת שירותי הסעות. אם מדובר במספר בודד של אנשים הזקוקים להסעה, מוטב לארגן להם טרמפ עם מוזמנים אחרים מהאירוע.
לכן בטרם אתם יוצרים קשר עם חברה כלשהי ומבקשים לקבל הצעת מחיר, בדקו והעריכו כמה אנשים צפויים להיעזר בשירותיה של חברת הסעות.
קחו בחשבון חבר'ה צעירים שירצו לשתות, ולכן יעדיפו לנסוע עם חברת הסעות, אנשים מבוגרים ואנשים בעלי משפחות הגרים באזורים מרוחקים ממקום האירוע. כמובן אל תשכחו לכלול גם את חבריכם נטולי הרכב שישמחו להשתמש בשירותי הסעות.
היערכו מספיק זמן מראש
היערכות מוקדמת בכל הנוגע להסעות יכולה לחסוך לכם לחץ ובעיקר סכומי כסף לא מבוטלים. כמה זמן מראש? זה תלוי רק בכם ובאורחים שלכם.
קחו בחשבון שדרוש לכם די זמן כדי לבצע סקר שוק חכם בין כמה חברות המציעות שירותי הסעות. כמו כן, עליכם להודיע מראש על האופציה לשימוש בהסעות כדי שלאנשים יהיה די זמן להיערך מראש בהתאם.
היערכות מוקדמת יכולה לתרום גם בצד הכלכלי של השימוש בחברת הסעות: כך תוכלו לדעת כמה בדיוק יעלו ההסעות וכמה כסף מתקציב האירוע יידרש עבורן.
ערכו סקר שוק
רבים ממארגני האירועים סבורים שעליהם לבחור בחברת הסעות הראשונה שבה הם נתקלים כיוון שהם רוצים "להוריד את זה מהראש". זה קורה בעיקר אם לא מתארגנים מספיק זמן מראש ונמצאים בלחץ של זמן. זוהי טעות רווחת, שיכולה לעלות סכומי כסף רבים.
לפני שבוחרים חברת הסעות, חשוב לערוך רשימה של כמה חברות, ביניהן כאלה שקיבלתם המלצות עליהן מחברים. חשוב לבדוק בשלב ראשון כמה מציעה כל חברה עבור שירותי הסעות לאירוע. ערכו את הנתונים בטבלה ולאחר שביצעתם את סקר השוק בחנו איזו מהחברות מציעה את המחיר המשתלם ביותר. מותר בתחום זה להתמקח, אך חשוב לקחת בחשבון שחברת הסעות רצינית ומנוסה לא תסכים לרדת הרבה במחיר.
בטיחות מעל לכל
ולסיום, בטיחות. הנושא שמופיע אחרון אך הוא החשוב מכל. כאשר אתם בוחרים חברת הסעות לאירוע חשוב שתחשבו קודם כל על האורחים שלכם ועל הבטיחות שלהם. בחרו חברה המספקת שירותי הסעות שהיא ותיקה בתחום, שנהגיה מנוסים ושההקפדה על בטיחות היא מימד חשוב בשירות שלה.
בסופו של דבר מדובר באירוע שמסתיים לעתים בשעות הלילה המאוחרות, וחלק חשוב מהצלחתו הוא חזרתם של כל האורחים בביטחה הביתה.