חשבונית מקוונת – אין פשוט מזה

עצמאיים? בעלי עסק? אז אתם בוודאי יודעים מהי חשבונית. ואתם גם יודעים בוודאי בדיוק מה דורשת העבודה עם חשבונית: תיוק, שמירה, תיעוד והקפדה על רישום נכון. רוצים להקל על עצמכם את העניין? בחרו בחשבונית מקוונת.

שלא תטעו: לא מדובר כאן במשלוח של חשבונית במייל, כדי שתוכלו לעיין בעסקה שביצעתם ולשמור אותה במחשב. זהו שירות משוכלל הרבה יותר. מדובר כאן בהפקת חשבוניות דרך המחשב ושליחתן אל הלקוחות שלכם, ממש כמו כל חשבונית מס בה השתמשתם עד היום.זוהי חשבונית לכל דבר, מוכרת על ידי מס ההכנסה ומאושרת לשימוש גם מול רואה החשבון שלכם – פשוט וירטואלית. כלומר, אין כאן נייר פיזי ומוחשי. הכל נשמר ומתועד על המחשב ובאינטרנט, במקום מאובטח. אין אפשרות לאבד את החשבונית ומציאתה תהיה אחת הפעולות הפשוטות ביותר שתעשו.

כשאתם מקבלים חשבונית, עליכם לזכור לתייק אותה בחודש הנכון. לאחר כמה חודשים, אם תרצו למצוא את אותה חשבונית, זה לא יהיה קל כל כך: לכו תזכרו באיזה חודש בדיוק זה היה ובין אילו דפים זה נמצא. עם חשבונית מקוונת הכל יותר פשוט: החשבוניות שמורות במקום אחד, המחולק ומאורגן לפי חודשים. כמו בכל דבר על המחשב, הקלקה על כמה כפתורים תמצא את מבוקשכם ללא בעיה.

עם חשבונית מקוונת יהיה לך. חברות רציניות שמעניקות שירות של חשבונית מקוונת, כמו icount למשל, מבצעות באופן אוטומטי גיבוי לכל חשבונית שתנפיק. אבד לך קובץ של חשבונית מסוימת? יש עותקים שמורים היטב בכל מקום.

העובדה שהכל מתועד ונמצא על גבי מחשב, מאפשר לכם לבצע מספר פעולות שלא תוכלו לעשות ללא חשבונית מקוונת. אחת הפעולות האהובות על כל אדם שמשתמש בשירות הזה היא הפקת דו"חות תקופתיים. תוכלו בקלות לרכז כל חשבונית שהפקתם, בכל תקופת זמן שהיא וליצור בתוך זמן קצר דו"ח שיציג לכם את כל ההכנסות וההוצאות שלכם.

לכל בעל עסק ואדם עצמאי מובנת החשיבות שבהנפקת חשבונית מדויקת וחוקית. כשאתם חשובים איזו חברה תתאים לכם, אתם חייבים לבדוק מספר דברים לגביה:

• האם השירות שהיא מציעה מאושר על ידי מס ההכנסה?
• האם כל חשבונית שמופקת כוללת חתימה דיגיטלית מקצועית?
• איזו מערכת אבטחה מציעה לכם החברה?
• איזו רמת שירות מציעה לכם החברה?
• אילו סוגי חשבונית יכולה להנפיק לכם החברה?
• הסעיף האחרון חשוב במיוחד. לא בטוח שכל חברה שמנפיקה חשבונית מקוונת, יכולה להציע לכם את השירות בכל סוג של חשבונית. בדקו האם תוכלו להזמין גם חשבונית מקוונת המתאימה לתחום ולנפח העיסוק שלכם – זה לא יהיה נעים לגלות זאת רק לאחר שכבר הזמנתם ושילמתם על השירות.