בכל זאת, גם אם אתם עורכים אירוע קטן או גדול, חלק חשוב מיצירת השלד בבנייה ותכנון של האירוע הוא בחירת המקום בו ייערך. עליכם להתחשב במספר גורמים בבחירת המקום,
דבר ראשון- עונת השנה, כמובן שלאירוע שייערך בחורף עליכם לבחור מקום סגור ומכך נובע שהינכם מוגבלים ומספר המקומות שלרשותכם מצומצם יותר.דבר שני- נגישות - רצוי שהמקום שתבחרו יהיה ממוקם במקום אליו יוכלו המוזמנים להגיע בקלות.מספר האורחים גם הוא פרט חשוב שעליכם לקחת בחשבון ולמצוא מקום שיאכלס את כמות האורחים שלכם בצורה מתאימה. בבחירת המקום לאירוע עליכם לקחת בחשבון את טעמו של בעל האירוע אם זה לא אתם..בשלב שני ולאחר שלפניכם מספר מקומות אפשריים ורלבנטיים, בדקו מחירים, מחיר למנה, מחיר מערכת הגברה, ומצאו מקום שעומד בתקציב שלכם.לוח הזמניםאם בחרתם לערוך מסיבת הפתעה כלשהי, הזמינו את האורחים לכשעה לפני שתכניסו את בעל השימחה בהפתעה,בארצינו בדרך כלל לא מדייקים בזמנים ובמיוחד כשמוזמנים לאירוע כלשהו, דאגו להגיד לכל אחד ואחד מהמוזמנים שאתם עורכים מסיבת הפתעה וזאת על מנת שיגיעו בזמן ואפקט ההפתעה יצליח.לאחר כניסת בעל השימחה,במקביל ובנוסף יש לתכנן איך יתנהל הקהל עד אשר יכנס בעל השימחה, מה יעשה בנתיים, איזו מוסיקה להשמיע במקום ומה תהיה החוויה שלו.
אוכל וכיבוד
האוכל באירוע הוא חלק חשוב מאוד וגורם הנאה מספר אחד לרובינו,לכן חשוב לשים לב לכמויות המוגשות, לטיב ולאיכות האוכל שתגישו לאורחים. חשוב ומומלץ להוסיף חלק בידורי לאירוע, כגון: מופע סטנד-אפ, שירה בציבור,או הופעה של אמן כלשהו.
להזמנת מופע שירה בציבור תוכלו לפנות לחברה אשר מספקת אמנים או לחפש בכוחות עצמכם באינטרנט, או ובנוסף לנסות לקבל המלצה כלשהי..
כל אירוע וכל תכנון אירוע מורכב ממכלול דברים, גדולים וקטנים יותר, אך בסופו של דבר אירוע בא לשמח את בעל השימחה וכמובן גם את אורחיו, לכן יש להתחשב בשניהם. בסופו של ערב האורחים התפזרו, נשארתם רק אתם עם סיפוק בלב ועם כל הבלאגן.. אך האם גם האורחים נהנו ?
המדדים להצלחתו של האירוע הם בדרך כלל
1. השעה- כאשר הקהל נשאר עד לשעה מאוחרת יותר ממה שתכננתם וציפיתם..
2. שיתוף הפעולה- אם היה שיתוף פעולה בין זמרת שירה בציבור לבין הקהל,
3. תגובות - כמובן שאם תקבלו טלפונים וסמסים של תודה בסוף הערב או למחרת.
תדעו שעשיתם מלאכתכם כמו שצריך ובהצלחה.