יתרונות מדפסת משולבת משרדית לעומת פריסת מדפסות ופקסים במשרד
המשרד החדש הינו משרד השם לעצמו יעילות וחסכון תוך שימוש במיטב הטכנולוגיה לעבודה יעילה ומהירה במשרד. המגמה החברתית , כמו כן המגמה הירוקה מעמידים בשורה העליונה את הצורך בחסכון בחשמל, נייר , שטח מדף ועוד. כל זאת תוך התחשבות בזמן העובד וביעילות עבודתו.
איש איש ומכשירו
אחת מהפעולות החשובות במשרד הינה תקשורת והפקת מסמכים. פריסת הפקסים, מכונות הצילום והמדפסות בארגון.
קיימות שתי אסכולות של משרדים. הראשונה טוענת שהפתרון הנכון היא פריסה של מכשירים ברכבי המשרד. מדפסת ליד כל עובד , פקס לכל מספר עובדים, מכונות צילום המשמשת רק כמכונת צילום וכדומה.
הסיבות לכך רבות ומגוונות ובנהם:
- מדפסת משולבת גדולה הינה בדרך כלל מדפסת יקרה
- "אני מעדיף שלעובדים יהיה נוח והכל יהיה זמין ליד היד שלהם"
- "כל מכשיר עולה כמה מאות שקלים, מקסימום מתקלקל אני קונה חדש"
- והישנה והידועה "מדפסת משולבת ? מה יקרה אם אחד מהמרכיבים יתקלקל? כל המשרד שלי ישבות פעילות? "
אלו סיבות לגיטימיות וטובות ומתאימות לחלק מהמשרדים . אך כעת אציג את יתרון הצבת מדפסת משולבת מחלקתית בניגוד לפריסת מכשירים במשרד.
אחד ולעניין
ראשית אציין שמדובר במדפסת משולבת לייזר מחלקתית, אשר תופיע אצל משווקים רבים כמכונת צילום גדולה הכוונה הינה למכשיר מסיבי המסוגל לתמוך בכמות העבודה של המשרד. בשוק כיום מגוון מכשירים ויועף הדפסה מקצועי ישמח להתאים לכם מוצר בהתאם לכמות הפלט והדרישות הספציפיות במשרד שלכם.
בעבר הלא רחוק מוצרים אלו היו בעיקר מכונות צילום A3 , מכונות צילום גדולות ומסיביות שרובם בעלויות גבוהות. אך השוק היום מציע מגוון רחב של מדפסות משולבות מחלקתיות גדולות A4 המציעות פיתרון כולל במחיר סביר יותר.
ראשית , פריסת מכשירים. היתרונות : עלויות המכשיר, נוחות העובד. החסרונות: עלויות הפקה לדף, אשר מכפילות את עצמם בצורה ניכרת המדפסות הזרקת דיו. עלות מתכלים. מעקב אחר כמויות פלט כמעט בלתי אפשרית. מעקב אחר תקלות ותיקון תקלות.
אז למה כדאי לרכוש (משווקים רבים יציעו לכם את האופציה לשכור, אך על זה במאמר אחר) מדפסת משולבת מחלקתית
- צמצום בכמויות ההדפסות המיותרות - כאשר על העובד לקום מכיסאו לקחת את ההדפסות או לצלם כמות ההדפסות והצילומים המיותרים יורדים באופן ניכר ממספר סיבות. אם זה מכיוון שכל המחלקה רואה מהם השימושים האישיים ומה לשם המשרד או אם זו העצלנות לקום למכשיר.
- ניהול המדפסת - רב המדפסות המשולבות מגיעות עם תוכנה המאפשרת שליטה מלאה על המכשיר באמצעות דפדפן האינטרנט. כך איש המחשבים יכול , מחדר המחשבים שלו לשוט על הפעילות במכשיר. לשנות הגדרות, לבדוק תקלות ומהות התקלות וגם לראות כמות הדפסות חריגה.
- מעקב אחר כמות פלט - דרך תוכנת הניהול ניתן לראות כמות פלט לפי משתמש , בדר"כ לפי שם התחנה. כמו כן , מדפסות משולבות רבות, בעיקר A3 מאפשרות חלוקת סיסמאות אישיות לכל עובד להדפסה וצילום , כך ניתן לעקוב אחר כמויות הפלט ואף להגביל את כמויות הפלט לכל עובד.
- עדיין שומרים על סודיות - פונקצית הדפסה מאובטחת המגיעה עם מדפסות משולבות Xerox וגם מיצרנים אחרים . הפונקציה מאפשרת שליחת הדפסה ע"י סיסמה . רק כאשר מגיעים למכשיר ניתן לשלוף את ההדפסה. בעוד שבמקור אופציה זו קיימת להדפסות הדורשות דיסקרטיות, כגון, תלושי שכר ע"י מחלקת הנהלת חשבונות ניתן, בחלק מהמכשירים (תלוי בכמות הזיכרון המדפסת) להשתמש באופציה זו על מנת לחסוך בנייר . ההדפסות נשלחות ע"י סיסמה , מגיעים למדפסת ורק אז שולפים את ההדפסה. כך לא נוצר מצב של הדפסות מיותרות הממתינות על המדפסת ללא בעלים.
- אופציות חסכון בנייר קבועות - הדפסה דו צדדית, הדפסת מספר דפים בדף אחד, הדפסת מגזין (4 דפים בדף)
- שליחת פקס מהמחשב וקבלת פקס למחשב - מצמצם את הצורך לקום למדפסת המשולבת על מנת לשלוח או לקבל פקסים ומצמצם את כמות פלט הנייר.
- סריקה - מדפסות משולבות מחלקתיות מצוידות בדרך כלל בסורק חזק ומהיר המאפשרות לך להקים בקלות והמהירות ארכיון אלקטרוני , לצמצם בעליות שידור פקס ע"י סריקת מידע והעברה בדואר אלקטרוני,וכדומה.
- חסכון בשטח מדף - זהו יתרון נוסף שאין להתייחס אליו בקלות ראש. שטח המשרד יקר מאוד ובמקום לפרוס מכשירים רבים אנו מקציבים למוצר שטח רצפה של 70 ס"מ על 70 ס"מ וזהו. לא גוזלים שטח רב על כל משטח ושולחן.
- חסכון בעלויות חשמל - מכשיר אחד שדורש חשמל במקום מכשירים רבים.
אלו הן רק חלק מהסיבות שבגינן רצוי וכדאי לעבור למדפסות משולבות לייזר בארגון . כמובן לכל משרד צרכים משלו ולכן יש להתאים לכל משרד מדפסת משולבת בהתאם לצרכים. לשם כך על המשווק ללמוד היטב את הצרכים שלכם ולהתאים לכם פיתרון.