אירועים עסקיים – נוכחות והמיצוב
במאמר זה נשים דגש על תכנון האירוע העסקי ואילו פרמטרים יש לקחת בחשבון בהזמנת המשתתפים ליצירת נוכחות טובה ומרשימה. הצלחת האירוע מתחילה במספר המשתתפים וככל שירבו להגיע המוזמנים התהודה של האירוע תגיע רחוק יותר. הגורמים עליהם נדון בהמשך הם בעלי חשיבות גבוהה ויש להקדיש להם מחשבה במקביל לבחירת הספקים והקונספט. ההשקעה הרבה, הכספית כמו גם הזמן המוקדש לעניין באים במטרה אחת, והיא ליצור אירוע מכובד ומוצלח הנותן לאורחים את ההרגשה כי הושקעו מאמץ וחשיבה להשביע את רצונם.
ישנם שני סוגים עיקריים של אירועים עסקיים אשר אליהם נתייחס:
אירוע המוקדש לעובדי החברה – המטרה היא הבעת הוקרה והכרת תודה לעובדים, תמריץ והנעה לפעולה. כמו כן, מיצוב החברה כמצליחה ומשיכה לעובדים פוטנציאלים, כאשר יראו את ההשקעה בעובדי החברה תעלה ההתעניינות לעבוד בחברה ויתרום לשמה הטוב.
אירוע המוקדש ללקוחות – המטרה באירוע מסוג זה הוא הבעת התודה עבור הנאמנות של הלקוחות, שימור לקוחות להמשך שיתוף פעולה ועבודה משותפת. ניתן גם לרתום את האירוע למען הצגת מוצרים חדשים של החברה ופרסומם ללקוחות הקיימים המשתתפים. כמו גם מיתוג החברה כמצליחה אשר משקיעה בלקוחות שלה.
השלב הראשוני והחשוב בתכנון הוא השיווק לקראת האירוע - גם כאשר מדובר בעובדי החברה יש להקפיד על הזמנה מושקעת ומושכת. הזמנה שתהיה מוצלחת במיוחד ייתכן ותועבר הלאה על ידי העובדים או הלקוחות, ולכן רצוי להשקיע מחשבה ויצירתיות. המידע צריך להיות קצר ומושך ויש להדגיש את הפרטים הטכניים שיהיו ברורים ונגישים לכל מי שמקבל את ההזמנה לידיו.
השלב השני בעל משמעות לנוכחות בערב – אשרור הגעה – אחת השאלות הנשאלת לאחר כל אירוע היא – כמה אנשים נכחו באירוע ומי הגיע, לכן יש לעשות את מירב המאמצים לעודד את המוזמנים להגיע ולגרום להם להרגיש חלק מהאירוע גם בזמן ההכנות.
יש לקחת בחשבון כי לכל אחד מהמוזמנים יש הרבה מטלות והתחייבויות, ולכן מומלץ לאזכר את המוזמנים לקראת האירוע פעמים בודדות, ובכל פעם לעשות זאת בצורה שונה ומעניינת לתת את ההרגשה כי יש חשיבות רבה להגעת האורח וכן, לתת תזכורות קטנות ומרמזות כי יהיו אטרקציות מיוחדות ולא כדאי לפספס .
חברת הלהבות מציעה בנוסף ליצירת הקונספט והפקת אירועים עסקיים, אפשרויות להנעת העובדים או הלקוחות לפני האירוע המדובר על ידי הפתעות או הפעלות במקום העבודה או בבית הלקוח, כקדימון לאירוע אשר תפקידו ליצור את האווירה והציפייה לקראת ההגעה, מה שיבטיח נוכחות מרשימה עם אנרגיות ומורל גבוה לאירוע המדובר.
תשומת הלב לפרטים הגדולים והקטנים החל משלב התכנון ועד ליום האירוע חשובים באותה המידה. הציפייה של המגיעים לאירוע וחשיבות הצלחתו היא רבה. אירועים עסקיים מוצלחים יוצרים שיווק חיובי, פנימי וחיצוני, התורם למיצוב החברה כמשגשגת ומושכת אליה עובדים מבוקשים ולקוחות נוספים.
לרשותכם ולשירותכם לאירועים מצליחים, צוות חברת הלהבות