מקפידים על לו"ז מדויק
חשוב להזכיר שכל הובלות משרדים שהן שונות לגמרי מהובלות של אנשים פרטיים. הובלות דירות למשל או הובלת חפצים של אדם פרטי יכולים להרגיז אם הן מתאחרות או משתבשות מעט, אך לא כך כשמדובר בנושא של הובלות משרדים. משרד מספק שירותים לאנשים פרטיים ולאנשי עסקים אחרים. ככזה הוא לא יכול להפסיק את שירותיו למשך זמן רב מאחר והדבר יכול לפגוע בלקוחות המשרד. מה גם שבאופן די ברור אף בעל משרד לא רוצה לראות כיצד הובלה מעכבת את חזרתו לשגרת הפעילות המלאה של משרדו.
לכן חשוב להקפיד על לו"ז מדויק כשיוצרים קשר עם חברת הובלות מסוימת. אין ספק שכל נושא חשוב. העברת ציוד עדין, פריקה מהירה בנקודת היעד, ועוד לא מעט דברים חשובים לכל בעל משרד, אך נושא הלו"ז יכול לפגוע קשות אם חברת הובלות לא מסוגלת לעמוד בהבטחותיה. חשוב ליצור הסכם/חוזה שבו שמים דגש על חובתה של החברה לעמוד בזמנים שימזערו את הזמן שבו המשרד לא פעיל.
האם צריך להעביר את כל הציוד עם חברת ההובלה
הובלות משרדים שונות גם בתכולה שלהן. מעבר לכך שחשוב להסתמך על חברת הובלות שמתייחסת בכובד ראש לשולחן ישיבות יוקרתי או כדים יקר ערך, וכד', הרי שחייבת להיות התייחסות מקצועית גם לציוד אלקטרוני מסוים או למחשוב ברמות שונות. אין מדובר על פירוק קווי התקשורת והמחשבים והתקנתם במשרד החדש אלא על מחשבים ניידים או פריטים אלקטרוניים יקרים מאוד שגם מובילים מקצועיים יכולים לטעות בהם ולגרום להם נזק שלא בכוונה.
לכן אנו יכולים לראות כיצד בעלי משרדים שומעים לעצה רצינית ומשתמשים ברכב העסק או ברכב פרטי בכדי להעביר ציוד עדין מאוד בצורה עצמאית ולפרוק אותו לבד במשרד החדש. הדבר מאפשר לאנשי המשרד להימנע ממצב שבו לא יוכלו לתפעל את המערכות השונות בגלל שבר או אובדן של פריט עדין ו/או מתוחכם כלשהו.
מה עושים עם פריטים "רגישים"
יש חשיבות רבה גם להתייחסות לפריטים שהם תכולה מיוחדת של המשרד. מדובר בתיקי לקוחות, גיבויים אישיים, או כל דבר שיש עליו מידע שאינו אמור להיות חשוף לעיני כל. מעבר לכך שחשוב לבחור חברות הובלה אמינות שידוע שלעולם לא קישרו אליהן מקרים לא נעימים של חוסר דיסקרטיות למשל, הרי שעדיין יש לדאוג לחומרים אישיים בצורה אחרת לגמרי.
כך, בין אם אתם משתמשים בשירות מצומצם בלבד של הובלת חפצים ובין אם מגיעים אליכם אורזים מקצועיים לפני העברת המשרד, חשוב שתהיו אתם אלו שלוקחים את היוזמה ואורזים את החומר הרגיש בעצמכם. אריזה מסודרת וריכוז החומר במקום אחד יאפשר לכם (או לעובד מטעם המשרד) להשגיח עליו במשך כל אותה הובלה בכדי שהכול יגיע למשרד החדש. די במסמך קטן שהולך לאיבוד ואתם חשופים לתביעה משפטית, וכל זאת רק בגלל הובלה. האם זה כדאי?