ההתרגשות בעיצומה. התאריך מתקרב והילדודס שלכם גדלים במהירות האור אל מול עיניכם-
והנה, הם הגיעו לגיל שבו אפשר להתחיל.
להתחיל?... מה להתחיל?
כן. כן. הגיע הרגע להתחיל לתכנן את האירוע החשוב בחייהם, הגיל בו הם הגיעו למצוות, ולעשות את זה הכי טוב והכי מרגש שאפשר!
אתם שוברים את הראש:
"איך חוגגים בר מצווה אחרת, שונה, מעניינת?"
"איך חוגגים בת מצווה שתהיה מיוחדת, בלתי נשכחת, קסומה?"
אז איך למען השם עושים זאת? (למען השם, הילדים, האורחים ולמענכם...).
ישנם מספר כללים ראשוניים לתכנון בר/ת מצווה.
הראשון הוא תכנון רשימת המוזמנים.
האם להזמין לאירוע רק את המשפחה המצומצמת, או להוסיף גם את החברים, השכנים והחברים מהעבודה?
אם תחליטו לערוך מסיבה רק לחברים של הבן או הבת- האם להזמין אותם גם לאירוע המרכזי?
שבו יחד, כל המשפחה, וסכמו את מי להזמין וכמה להזמין. לפיכך יהיה לכם סדר גודל ברור יותר על כמות המוזמנים וכפועל יוצא, גם לאיזה מקום מתאים האירוע שלכם מבחינת כמות המוזמנים (ועל כך בהמשך).
משם המשיכו לשלב השני. החליטו באיזה יום בשבוע לחגוג את האירוע ובאיזו תקופה בשנה.
האם לערוך את האירוע בערב של יום חול רגיל, בשישי בצהריים או בשבת בצהריים?
האם לחגוג קרוב לתאריך יום ההולדת?האם להמתין לתקופה נוחה יותר מבחינת מזג אויר או לחכות לחודשים בהם עלויות האירועים נמוכות יותר?
אירוע בערב יכלול בתוכו ריקודים, מוזיקה תוססת ואוירה של חגיגה ענקית. האם המוזמנים שלכם ייהנו מערב שכזה? האם אתם תתחברו לאווירה העצמתית הזאת? האם הבן או הבת ייהנו באמת?
כשאירוע מתקיים ביום שישי או בשבת בצהריים- התחושה היא שונה, קלילה יותר, פחות רועשת באווירת מוזיקת רקע, אוכל ושיחות בין האורחים- תיצרו אירוע סולידי יותר ופחות בומבסטי.
האם המוזמנים שלכם הם אנשים שאוהבים שלווה ורוגע? האם שיחות חולין ומוזיקה ענוגה יהוו מבחינתם הנאה אמיתית? וכמובן- האם אתם שלמים עם הבחירה הזאת?
חשוב שתענו בכנות לעצמכם, על השאלות הללו.
גם לתקופה בשנה קיימת משמעות. בעיקר כלכלית. החודש היקר ביותר הינו ספטמבר ושאר החודשים סבירים יותר מבחינת עלות השכרת מקום. אם יש באפשרותכם לדחות או להקדים את האירוע- מה טוב. אם לא נתאפשר הדבר- החליטו על יום שבו העלות לא תרקיע שחקים.
באותה נשימה, אנו מגיעים לשלב השלישי והוא בחירת מקום לחגוג בו.
גודלו של המקום צריך קודם כל להכיל את מספר המוזמנים שלכם. חשוב לא לקחת מקום שיכול להכיל פי כמה מכמות האורחים שלכם, כי במקרה זה, המקום ייראה ריק ולא יעניק לאורחים תחושה חמה ונעימה, אלא יגרום להם לחוש שחלק מן האורחים כלל לא הגיע.
לאחר שיש לכם מספר כללי של מוזמנים הגיעה העת לבחור את המקום בו ייערך האירוע.
האפשרויות רבות ומגוונות. אולם אירועים, גן אירועים, אירועים בטבע, אירוע בחצר הבית (אם היא גדולה במיוחד), וכן- אפילו ביאכטות או ספינות. הכל אפשרי, ראוי ומותאם עבור הצרכים שלכם- רק דעו לזהותם ולפיכך בחרו.
בכל עונות השנה אפשרי כמובן לערוך את האירוע באולם. בקיץ ההיי-לייט הוא גני אירועים וחיק הטבע. לא כדאי ליהנות ממה שהטבע מעניק לנו? בטח כדאי!
בבחירת המקום צריכים לקחת בחשבון את קירבת רוב המוזמנים אליו. צריך לבדוק שקיימת גישה לאנשים בעלי מוגבלויות שונות- אם בין המוזמנים ישנם אורחים נכים, או/גם קשישים.
חשובה בדיקת הכשרות של המקום, הניקיון והסדר שבו, עלות המנות בערב או בצהריים-אם הקייטרינג הוא של המקום, וכמובן גמישות לגבי התאריך בו אתם רוצים לערוך את האירוע.
עד עכשיו נגענו בפרטים הטכניים. הגיעה העת לפרטים העסיסיים יותר והיצירתיים באמת.
איך אפשר לא להתחיל בתחום הכי עסיסי והכי אהוב על כולנו- האוכל גבירותיי ורבותיי- קבלו את חברה הטוב של הבטן שלכם- האוכל!
כשאתם מחליטים על התפריט, התאימו אותו לטעמם של האורחים. לא באמת תרצו שיאמרו על האירוע שלכם שהוא היה מדהים, אבל... "האוכל? לא משהו.. ."
אף אחד לא רוצה להשקיע את מיטב כספו באירוע שלא מרוצים מן הקולינאריות שבו. אף אחד.
כמובן שהתפריט צריך להיות מותאם גם לפי טעמכם, אך קחו בחשבון, קודם כל- את טעמם האורחים.
בחרו מנות שיתאימו לגילאים השונים שהזמנתם. אוכל שילדים אוהבים אינו בהכרח מתאים לטעמם של המבוגרים מביננו. אזנו את התפריט כך שכולם יהיו מרוצים ויצעדו בעונג אל רחבת הריקודים.
ישנם מקומות בהם התפריט די קבוע ומוחלט, ויש באפשרותכם לגוון במעט. בדרך כלל באולמות אירועים, קיימות מספר אופציות לבחירה.
הדרך השנייה היא בחירת חברת קייטרינג או חברה המתמחה במגוון דוכני מזון. שם אתם יכולים "להשתגע" ולבחור את מה שספציפית מרגיש לכם שיהיה לו טעם של עוד. אל תבחרו כמות מעטה של אופציות אך מאידך אל תעמיסו על האורחים מחשבות רבות בגין בחירת המזון אותו הם ישימו בצלחתם.
בחרו בחירה מדויקת ומאוזנת של מזון שהם יאהבו, יאכלו באמת, וכן- לא ישאירו ולו ביס אחד קטן בצלחתם.
האפשרויות הרבות אולי יקשו על הבחירה, אך שבו יחד, הכינו רשימה של כל סוגי המזון שתרמו לראות באירוע שלכם(וכמובן לטעום..) ומהם מחקו את אלה שפחות אטרקטיביים עד שיישארו אלה שרוב האורחים יאהבו ויתחברו אליהם.
ועכשיו, אל רחבת הריקודים. התחילו להניע את הגוף לצלילי המוזיקה...
גם כאן הבחירה לעיתים לא פשוטה, אבל מי אמר שפשוט מעניין יותר?
תוכלו לבחור בין אם להזמין די.ג'י, זמר, זמרת או להקה.
גם כאן התחברו אל תחושות האורחים שלכם. מה יאהבו יותר, ממה ייהנו באמת, מהם הגילאים -להם מתאימה מוזיקה ספציפית, זו או אחרת. האם יהיו החברים של הילד/ה שלכם? האם מוזיקה עכשווית הכרחית?
חשוב ללכת למספר אירועים בהם מציגים המוזיקאים אשר בחרתם מכל האופציות שהיו בידכם.
יכול להיווצר מצב בו חשבתם שאותו מוזיקאי אכן יתאים לאירוע שלכם, אך כשאתם באים לראות אותו או אותה באירוע אחר, הכל נראה אחרת. ולהיפך כמובן. הופעה חיה היא הקסם בבחירת סגנון המוזיקה ואנשי המוזיקה אשר תבחרו. משם הכל מתחיל.
לפני הכל- בדקו שאכן תאריך היעד שלכם פנוי אצל אותם מוזיקאים נבחרים.
לאחר שבחרתם, ודאו שכל התוכנית המוזיקלית המתעתדת להיות באירוע, מובנת, ברורה ומוכנה.
ודאו שישנו ציוד נוסף לציוד המוזיקלי הקיים, כדי שיהיה גיבוי, בכל עת ובכל זמן.
אם ברצונכם בשיר מיוחד ומסוים לאירוע, אמרו וציינו זאת בפני המוזיקאי/ת שלכם.
ועכשיו? תחייכו. מצלמים אתכם!
בחירת הצלם לאירוע, גם היא מהותית וגם אותה חשוב לבצע לאחר שהוחלט על מקום ותאריך.
החליטו כמה מצלמות הנכם רוצים לאירוע, זאת כמובן בהתאם ליכולתכם הכלכלית וכן בהתאם לסדר גודל האירוע.
אם שמעתם על צלם מומלץ, בקשו לראות עבודות שעשה. בכל מקרה, עדיף לראות מספר עבודות של כמה צלמים.
התשלום צריך לכלול בתוכו את כמות התמונות עליה הוחלט מראש, את אלבום התמונות ואת סרט הוידיאו/די.וי.די.
בדקו מי יצלם את האירוע שלכם, כדי שלא תופתעו ביום האירוע ותמצאו אדם אחר מצלם, ולא אותו צלם איתו נפגשתם מלכתחילה, במיוחד בגלל ניסיונו וההמלצות שהיו לכם עליו.
שילמתם כדי לקבל את האיכות הטובה ביותר.
ולסיום, הקינוח האמיתי - האטרקציות!
כולנו רוצים שהאירוע שלנו יהיה הכי שונה, הכי מעניין, הכי לא דומה לרוב האירועים הקלאסיים שעושים בדרך כלל.
מגוון אנשי המקצוע הוא רחב וחולש על תחומים רבים ומגוונים.
שתפו את הילד/ה שלכם בהחלטה. בסופו של דבר זה היום שלו/ה.
כמובן, קחו בחשבון את טעמם של קהל האורחים, למרות שכל אטרקציה באשר היא- היא אטרקציה!
האפשרויות חסרות גבולות.
קוסמים, קריוקי, מופעי קפוארה, ברכות בהתאמה אישית (גם מוקלטות), סרטונים או שקופיות על חתן/כלת המצווה, רקדנית בטן, רקדני סלסה, טיפולים אלטרנטיביים, מופעי טלפתיה, מופעי לייזר, ציירי קריקטורות, שירה בציבור, איפור וקעקועים ועוד.
גם כאן, קיימת ומומלצת האפשרות ללכת ולראות את האמן באירוע אחר- ואז לבחור מבין מספר אופציות קיימות, את הטובה והמתאימה ביותר עבורכם.
תכנון אירוע הוא בהחלט עבודה מאומצת ולא קלה.
אם תעניקו לכל פרט ופרט את תשומת הלב הנכונה ותבחרו בקפידה את אנשי המקצוע הטובים והמתאימים ביותר- ההצלחה מובטחת והסיפוק עצום.
לבטח תירצו לשמוע למחרת האירוע, רק מחמאות ודעות חיוביות על ההפקה עליה עמלתם חודשים רבים, ובייחוד- תרצו שתישאר לכם ולילדכם- מזכרת מלאת ייחודיות וקסם, מיומם המיוחד, הרגע בו הם הגיעו לגיל המצוות.
אז אפשר להתחיל במשימה.
בהצלחה והמון מזל טוב!
שלכם, מסיבות.