רילוקיישן כולל בחובו הרבה הכנות מצד העובד, למרות שלעוסקים בתחום רבים מהדברים ברורים, פשוטים ומובנים, ולמרות שאין ספק כי העובד הנבחר הינו מוכשר בתחום עיסוקו, אין להניח מכך שכל ההכנות ברורות לו, וחשוב ללוות את תהליך המעבר בקפדנות. ליווי התהליך באופן זה ייצור אצל העובד ביטחון רב ויקל עליו את המעבר.
צוות רילוקיישן ג'ובס עומד לרשותכם לכל שאלה ועניין וישמח לסייע לכם בשלבי המעבר
לפני המעבר :
סידורים מנהלתיים בישראל – מומלץ ורצוי להתחיל כחודש-חודש וחצי לפני המעבר
חיסונים ובדיקות רפואיות :
- יש לוודא מול לשכת הבריאות אילו חיסונים נדרשים למדינת היעד. יש לוודא שמירה על פנקס חיסונים וכן השלמת החיסונים בזמן באם נדרשים מספר זריקות לחיסון.
- בדיקה רפואית כוללת – מעבר לחו"ל כרוך בהרבה לחץ ושינוי גדול ומשפיע גם על מצב בריאותי , רצוי להעביר את העובד בדיקה רפואית כללית או לבקש ממנו לעבור בדיקה מקיפה לפני צאתו.
- טיפולי שיניים- טיפולי שיניים הינם עסק יקר שלרוב אינו מכוסה בפוליסות רפואיות , רצוי לבקש מהעובד לעשות בדיקת שיניים ולטפל באם נדרש טרם נסיעתו
- תרופות – רצוי לתדרך את העובד לקחת עימו תרופות בשימוש קבוע ותרופות לעזרה ראשונה מישראל, לא בטוח שימצא את התרופה שלו תחת אותו שם ומינון בחו"ל
ביטוחי חיים וביטוחים רפואיים :
- ביטוחי חיים- באם החברה מכסה בביטוחי חיים פרטיים יש לוודא כי העובד מבין את הפוליסה, ואת גובה הכיסויים. כמו כן, יש לוודא כי חברת הביטוח מעודכנת במצבו הבריאותי של העובד וכי הכיסוי כולל את מצבו הרפואי ללא החרגות במדינת היעד
- ביטוחים רפואיים - יש לוודא כי העובד יודע כיצד לנהוג במקרה של צורך בטיפול רפואי בחו"ל
- יש לצייד את העובד במספרי הפוליסות שלו, כיסוי הפוליסות ומספרי הטלפון של המוקד בארץ היעד ובישראל
דרכון ואשרת כניסה :
- יש לוודא כי העובד יוצא עם דרכון בתוקף לתקופה ממושכת וכן כי יש בדרכון שלו מספיק דפים ריקים באם יצטרך להוציא אשרות כניסה בעת שהותו בחו"ל
- יש לוודא כי לעובד יש אשרת כניסה מתאימה לשהייה שלו, וכן שהוא מודע לתוקף האשרה ודרך חידושה.
חשבון בנק וכרטיסי אשראי :
- חשוב לוודא לפני יציאתו של העובד מהארץ כי הוא טיפל בנושא חשבון הבנק ויש לקחת ממנו את פרטי חשבון הבנק
- באם העובד מתכנן לפתוח חשבון בנק בחו"ל, יש לוודא כי הוא מודע לכל תנאי הסף של הבנק במדינת היעד
- יש לצייד אותו באישור העסקה מתאים (לרוב נדרש ע"י בנקים זרים)
- יש להזכיר לעובד לבדוק כי כרטיס האשראי שלו הינו בינלאומי
תעודות ומסמכים נוספים :
- רישיון נהיגה בינלאומי – יש לבדוק האם הרישיון הישראלי תקף במדינת היעד ואם לא, להוציא רישיון בינלאומי
- פנקס חיסונים מעודכן
- תרגום מסמכים חשובים - דרכון,תעודות אקדמאיות,רישיון מקצועי וכו', וצרוף אישור נוטריוני בעת הצורך.
- רצוי לסרוק את כל המסמכים האישיים של העובד ולשמור העתק לכל מקרה
- רצוי לצייד את העובד בשיחון מקומי טרם נסיעתו
סידורים אחרונים בישראל ו"ניתוק תושבות":
- יש לוודא כי העובד התייעץ עם רואה חשבון המתמחה במיסוי בינלאומי וניוד עובדים ויודע כיצד עליו לנהוג מול הרשויות ומה לעשות טרם עזיבתו את ישראל (ביטוח לאומי,קופת חולים,ביטוחי מנהלים, רכוש בישראל,חשבונות בנק ועוד)
- באם העובד בחר שלא להתייעץ עם רואה חשבון, רצוי להחתים אותו על הצהרה בנושא המשחררת את החברה מכל אחריות עתידית.
טיסות ושדות תעופה:
- יש לוודא כי העובד יודע לקרוא לוחות זמנים של טיסות ואת הסימול של מדינת היעד (קוד)
- יש לתדרך את העובד כיצד מצטרפים לנוסע מתמיד
- באם יש לעובד חניית ביניים, יש לוודא כי הוא מודע לכך, יודע היכן הוא אוסף את המזוודה (תחנה סופית/תחנת ביניים)
- יש לתדרך את העובד לגבי הגעה לטרמינל, מקום איסוף בטרמינל ופרטי איש קשר מקומי
שילוח מטען אישי : מכולה /אוירי
- יש לוודא מהו משך הזמן הנדרש לשילוח מטען אישי של העובד ולתכנן ע"פ תאריך הנסיעה
- יש לתדרך את העובד לגבי ציוד אישי שיש להביא עימו מהארץ: כדוגמת , מזון לתינוקות,חיתולים, שימורים, ריהוט וכו'.
- יש לוודא כי לעובד יש את כל המסמכים הנדרשים בידו ע"מ לשחרר את המטען שלו בארץ היעד
- יש לוודא כי המטען האישי של העובד מבוטח וכי העובד יודע כיצד לנהוג במקרה של נזק/אובדן לרכושו הפרטי
דרכי התקשרות מחו"ל :
- טלפון פתוח לחו"ל- באם לעובד יש טלפון ישראלי, יש לוודא כי הוא פתוח לשימוש בחו"ל,ועובד במדינת היעד, שישמש לפחות כאמצעי תקשורת למקרי חרום בעת הנחיתה
- טלפון מקומי – רצוי לצייד את עובד כבר לפני הגעתו בכרטיס סים מקומי, ע"מ שיעשה שימוש מועט ככל הניתן בחיוג בינלאומי
- יש לוודא כי העובד מכיר את דרכי החיוג מחו"ל ומשוייך לתוכניות לחיסכון עלויות בעת שימוש ב"רואמינג" (נדידה)
- רצוי לוודא כי העובד מכיר תוכנות להתקשרות חינם כגון : סקייפ,מסנג'ר וכו' וכי הן מותקנות ע"ג המחשב שלו ובהתאם למדיניות הארגון
אנשי קשר חשובים :
- בתוך הארגון : יש לצייד את העובד בפרטי ההתקשרות לאנשי קשר חשובים בתוך הארגון ותפקידיהם
- מחוץ לארגון : מוקד ביטוח,סוכן נסיעות ומוקד נסיעות,עמיל מכס,שגרירות מקומית,חדר מצב של משרד החוץ וכו'.
- של העובד : יש לבקש מהעובד למלא פרטי קשר בישראל למקרי חרום ולשמור בחברה
התנהלות ועבודה עם החברה:
- יש לוודא כי העובד מכיר את המבנה הארגוני של החברה, נושאי המשרה ושמותיהם
- הכרות אישית עם אנשי המפתח בארגון טרם הנסיעה תעשה את ההתקשרות אחרי כן קלה יותר
- יש לוודא כי לעובד גישה מרוחקת אל חשבון המייל שלו בארגון ומסמכים נדרשים
- וודאו כי העובד מודע לנהלי העבודה, תחומי אחריותו וסמכויותיו בחו"ל מטעם החברה,דרכי ואופן הדיוח והממונים עליו.ניהול מרחוק אינו דבר של מה בכך, חשוב להגדיר לעובד מה הציפיות ממנו לגבי דיווחים,אחריות וסמכויות.
הכנות לקראת מדינת היעד – מומלץ ורצוי להתחיל כחודשיים-שלושה לפני המעבר
מידע על המדינה
- הכנת סקירה כללית על המדינה :היסטוריה ומצב פוליטי מדיני, ערים מרכזיות,שפות,דת, אוכלוסיה, מזג אויר,שעה , חשמל,מחלות, חגים ומועדים, מקומות בילוי ופנאי
- יוקר מחיה : תדרוך העובד על עלויות בסיסיות של מוצרי צריכה ובסיס : מזון, תחבורה,דיור וכו'.
- כסף: דרכי תשלום במדינה, בנקים,כרטיסי אשראי ,מטבע מקומי, שער חליפין ויחס המרה
- רפואה : רמת הרפואה, סוגי הטיפולים הניתנים וכו'.
חוקי עבודה ושיפוט מקומיים
- הסבירו לעובד כי עליו להכיר את חוקי העבודה וחוקי המדינה , ע"מ למנוע מקרים של הסתבכות עם החוק המקומי.
- וודאו כי במקרה של העסקת עובדים,חתימה על מסמכים מקומיים,פתיחת חברה וכו' מלווה את העובד עורך דין מקומי מטעמכם
קוד לבוש
- קוד לבוש הנהוג במדינה : חשוב לציין הבדלים בין פגישות עסקיות למפגשים חברתיים, הבדלים כתוצאה משינויי מזג אויר וכו'.
שפה
- באם ניתן, רצוי לתת לעובד שיעורים פרטיים בשפה המקומית טרם צאתו, מילים בשפת היעד הן דרך מצויינת לשבור את הקרח ומקלות על הנחיתה
- יש לשים לב, כי העובד מכיר את מגבלות השפה שלו ולא מנסה להוציא תכתובות עסקיות אחרי שעשה קורס בסיסי בשפה
- רצוי להצמיד לעובד מתורגמן במהלך השהות הראשונה שלו
ביטחון אישי ובטחון במדינה
- יש לתדרך את העובד במצב הביטחון במדינה: שיעור הפשע והאלימות, מקומות מסוכנים יותר, שעות מסוכנות יותר וכו'
- יש לתדרך את העובד במקרה של מדינה עוינת לישראל: הצגת חזות לא ישראלית וכו'
- יש לוודא כי העובד מכיר את התרבות המקומית הנהוגה במקרה של התקלויות עם רשויות ממשלתיות
נימוסים והליכות מקומיים ותרבות עסקית
- כדאי לתדרך את העובד טרם צאתו בנימוסין והליכות מקומיים
- יש לשים דגש על תרבות עסקית נהוגה ע"מ לוודא כי לא נוצרות מבוכות על רקע פערי תרבות
דיור
- באם העובד מתגורר תחילה בדיור זמני,ודאו כי יש לו כל הנדרש כדי לחיות שם בנוחות ולהיות מסוגל לעבוד
- הכינו אותו לקראת דרך,צורת וסוג הדיור המחכה לו במדינת היעד
משפחה
- באם ההתחייבות עם העובד כוללת הצטרפות המשפחה לאחר תקופה מסויימת, יש לוודא כי אכן יש במדינת היעד מסגרות מותאמות לגילאי המשפחה: גנים,בתי ספר וכו'. כמו כן יש לוודא מתי מתחילה ההרשמה למסגרות החינוך וכן כי הילדים עומדים בתנאי הסף לקבלה.
- יש לוודא כי הדיור של העובד מותאם גם למשפחה
- יש לתדרך בנוגע לאפשרויות העסקת בן הזוג:אשרת עבודה, אפשרויות תעסוקה וכו'.
- רצוי להכיר את המשפחה, לשלב אותם בתהליך ולתת להם מסגרת ללימוד השפה טרם צאתם.
קהילה יהודית וכשרות
- באם העובד הינו שומר כשרות, יש לוודא כי הוא מסוגל למצוא מזון כשר בארץ היעד
- רצוי לספק פרטים של הקהילה היהודית בארץ היעד : בית חב"ד, חברות ישראליו אחרות שפועלות במדינה וכו'.