אם החלטתם לבחור בגן אירועים ולא באולם סגור, כדאי לכם לקרוא את העצות הבאות.
כדאי להתאים את גודל הגן למספר האורחים, ולא להפך. בחרו גן אירועים גדול דיו למספר מכובד של אורחים. בחרו גן אירועים אינטימי לחתונה קטנה. החליטו על גן באמצע הדרך בין האזורים הגיאוגרפיים מהם מגיעים האורחים. תבדקו אם יש במקום חדר מנוחה, בו תוכלו להתרענן ולהתרווח.
אם ההגעה לגן האירועים שלכם מסובכת, דאגו להדפסת מפה מפורטת, בה מצוין כל צומת בשם המופיע על אם הדרך.שמות אחרים עלולים לבלבל. רשמו גם נקודות ציון, כגון:תחנת דלק, קניון וכו'.
אם יש יותר מגן אירועים אחד באותו מקום, רשמו את שמותיכם בצורה בולטת, כדי שאורחיכם לא יגיעו בטעות לחתונה של זוג אחר.
החליטו אם אתם רוצים גן אירועים אלגנטי ומרוצף , או טבעי ופשוט. אם בחרתם בגן אירועים שאינו מרוצף, כדאי לרשום בהזמנה, לטובת האורחות, שכדאי להימנע מנעילת נעליים עם עקבים דקים. עקבים כאלה עלולים להיתקע באדמה הרכה ולגרום להרגשה לא נוחה.
בגדול, גני אירועים יכולים להגיש אוכל משלהם או להמליץ על קייטרינג חיצוני. אם אתם רוצים לחסוך, בדקו קודם גנים עם קייטרינג משלהם. ההבדל בעלויות יכול להגיע עד 20% מהעלות הכוללת.
אם החלטתם להתחתן באזור הררי או מדברי באביב המוקדם או בסתיו המאוחר, ציינו בהזמנה: " נא להצטייד בלבוש חם". אל תגרמו לאורחים לקפוא מקור.
אם החלטתם לערוך חתונה ביום שישי בצהריים, חשבו על גן אירועים ממוזג. גן לא ממוזג במישור החוף בחודשי הקיץ עלול לגרום להרגשה מאד לא נוחה, בגלל חום ולחות בלתי נשלטים.
השתדלו לערוך הושבה מסודרת של האורחים. אורח שמגיע מאוחר ותר אחר מקום ישיבה חש מבוכה רבה. לך תדע אם הכסא באמת תפוס או שאתה לא מספיק נחמד בעיני היושבים סביב השולחן...
סגנון הקוקטייל מתאים רק לשלב של קבלת הפנים, ולא לזמן ממושך מדי. תדאגו למספיק מקומות ישיבה לכל האורחים. עדיף להשאיר כמה כסאות ריקים מאשר אפילו שני אורחים עומדים.
נצלו את האופנה : הושיבו את הצעירים סביב שולחנות אבירים, את הילדים יחד, את קרובי המשפחה ליד אותם שולחנות. כולם ירגישו הרבה יותר טוב!
יתכן שתחליטו לערוך את החופה במקום מסוים, ולעבור אחר כך לאזור ישיבה אחר. אל תשכחו לבקש מהתקליטן לדאוג לשתי מערכות הגברה- בכל אחד מהמקומות מערכת הגברה נפרדת.
דאגו שרמת הסאונד לא תעבור את מספר הדציבלים המותרים, כדי שהמשטרה לא תתערב פתאום באמצע האירוע בגלל תלונות של תושבי המושב השכן.
נניח שהחלטתם על אוכל בהגשה. בקשו מגן האירועים להדפיס את התפריט ולהניח אותו על השולחנות, במקום בולט. כך כל אורח יוכל לבחור מראש מה ברצונו לאכול.
בקשו מגן האירועים שידאג גם למנות לצמחונים ולשומרי דיאטה למיניהם.
אם החלטתם על מזנונים, קחו בחשבון שכדאי שיהיה מזנון לכל 70 אורחים, כדי להימנע מתורים ארוכים מדי. האורחים באו לחתונה, לא לקופת חולים חלילה!
לגבי מספר המלצרים: מקובל מלצר על 15 אורחים. המהדרים ימליצו על מלצר על כל 8 עד 10 אורחים. אפשר להסתפק גם במלצר לכל 20 איש, אם אין בעיות מיוחדות.
בררו מראש מה עלות התאורה האומנותית, ההגברה ומה גובה הטיפ למלצרים- כדי למנוע הפתעות לא נעימות בהמשך או בסוף האירוע.
בקשו להעביר את תיבת הצ'קים ואת עגלת המתנות למקום מאובטח.
מזל טוב!